Få kontroll
på ett av företagets största utgiftsposter
Om ni stämmer av era fraktfakturor genom stickprov, så tillhör ni majoriteten av företag i världen. Faktum är att de flesta företag har bättre fakturaavstämning för sitt kontorsmaterial än för sina transporter, trots att frakterna ofta är en av företagets största utgiftsposter.
Avvikelser kan t.ex. uppstå genom tolkningsfel när transportbolagets administratör ska registrera det avtal som ni tecknat med er säljare. Det kan handla om ändringar i allmänna regler och villkor hos transportbolaget som får genomslag på er faktura. Det är också vanligt med upptaxeringar p.g.a. bristande rutiner hos transportören, eller att frakten var felaktigt bokad. Uppmärksammas inte dessa avvikelser så finns det risk för att ni återkommande betalar en högre fraktkostnad än nödvändigt.
Schipt Invoice Control gör automatisk avstämning av era fraktfakturor, inte bara mot avtalet utan även mot den faktiska sändningen. Avvikelser hanteras enkelt via systemet som skapar underlag för fakturaanmärkning mot transportbolaget. Vi har även ett stolt samarbete med Libello AB som erbjuder fakturaavstämningen som tjänst i olika nivåer. Med deras hjälp kan ni få alla era fraktfakturor kontrollerade utan att ni behöver lyfta ett finger.
Detta får du med Schipt Invoice Control
Låt ert företag växa obehindrat. Med Schipt Invoice Control betalar ni en fast årskostnad, oavsett antal transportörer, fakturor eller användare. Njut av er framgång, utan att oroa er för ökade kostnader eller systembegränsningar.
Schipt Invoice Control stämmer av fraktfakturorna mot era transportavtal, ända ner på detaljnivå. Avvikelser flaggas och kan hanteras manuellt av er personal, enligt era interna rutiner.
Schipt Invoice Control är ett fantastiskt verktyg för er ekonomiavdelning. Systemet flaggar för eventuella avvikelser och er personal kan fokusera på hanteringen av dessa, i stället för att lägga tid på stickprover. De olika avvikelserna kan hanteras manuellt eller genom systemets reklamationshantering.
Toleransnivåerna för avvikelser ställer ni själva in, utefter era interna rutiner.
Med hjälp av Schipt Invoice Control kan ni identifiera brister i era interna rutiner för bokning av frakter. Kanske saknas det information i bokningen som gör att ni drabbas av straffavgifter, kanske har man glömt att lägga till en tjänst, eller valt fel produkt för sändningen. Att fela är mänskligt, men genom att identifiera dessa återkommande brister, kan ni förbättra era interna rutiner och sänka era fraktkostnader.
Schipt Invoice Control stämmer även av fraktfakturorna mot den bokade sändningen, för att kontrollera att faktureringen stämmer med det ni beställt. Eventuella avvikelser kan bero på att transportören gjort fel, eller att ni själva gjort fel under bokningen. Oavsett så är det viktigt att identifiera dessa fel för att undvika extra kostnader i framtiden.
Avstämning mot bokning förutsätter att det finns en integration mot ett TA-system. Vi rekommenderar självklart Schipt TA, eftersom att båda systemen körs i samma plattform och därför är naturligt integrerade, men det går även att integrera mot andra TA-system om ni önskar.
Schipt Invoice Control talar tydligt om vad som är fel och skapar ett reklamationsunderlag med kreditbegäran som kan mejlas till den berörda transportören direkt från systemet.
Schipt levereras med en kraftfull integrationsmotor som förenklar kopplingen till era övriga system. Vi har stöd för de flesta av konkurrenternas integrationsfiler, vilket betyder att ni inte behöver en ny koppling utan kan återanvända den ni redan har.
Kostnadseffektivt och smidigt, tycker vi!
När ni börjar använda Schipt Invoice Control så meddelar ni era transportörer att ni önskar få fakturaunderlaget skickat till er enligt den mall som följer med systemet. Importen görs med några enstaka knapptryck och sedan sköter systemet resten.
Fraktavtal är ofta komplicerade och innehåller en mängd olika påslag med olika villkor. Detta är en av de största anledningarna till att fraktfakturor är så svåra att stämma av. Schipt Invoice Control stämmer av påslagen från fakturan mot era avtal och säkerställer att dessa appliceras på rätt sätt.
Inte nog med att Schipt Invoice Control skapar reklamationsunderlag med kreditbegäran. Systemet kontrollerar även att krediteringen faktiskt utförs och gör det enkelt för er personal att reagera, om krediteringen uteblir.
Schipt installeras lokalt på en server i ert interna nätverk. Det är detta som möjliggör den stora flexibiliteten i Schipt. Ert Schipt blir helt unikt och kan anpassas efter eran verksamhet, utan hänsyn till övriga Schipt-kunder.
Kontakta oss för frågor om systemkraven för Schipt.
Efter att Schipt installerats, kommer användarna åt systemet direkt via webbläsaren, förutsatt att de är uppkopplade mot ert interna nätverk. Vi rekommenderar Google Chrome eller Microsoft Edge för bästa prestanda, men det går även köra Schipt i andra webbläsare
Tillvalsprodukter
Genom en integration mot ert affärssystem får Schipt TA information om ordern, skriver ut fraktdokument och gör en transportbokning. Schipt Invoice Control stämmer sedan av fraktfakturan mot den faktiska sändningen för att identifiera eventuella avvikelser.
Schipt Invoice Control och Schipt TA körs i samma plattform och är därför naturligt integrerade, men licensen för Schipt TA köps till separat.
Schipt Invoice Control kan, via en integration mot ert ekonomsystemm automatiskt skapa ett underlag för inläsning av fakturan mot leverantörsreskontran, inkl. konteringsförslag. Snabbt och smidigt!
Vi har ett stolt samarbete med Libello AB som erbjuder fakturaavstämningen som tjänst i olika nivåer. Med deras hjälp kan ni få alla era fraktfakturor kontrollerade utan att ni behöver lyfta ett finger.