Schipt™ TMS

Transport Management System

Planerar, bokar och optimerar dina frakter

När det kommer till verksamhetskunskap är transporter något vi jobbat med i över 20 år. Under årens lopp har vi skräddarsytt lösningar för våra kunder för att optimera fraktkostnader. Nu har vi tagit fram ett standardiserat TMS-system för små och medelstora företag. Något som bara stora bolag har haft möjlighet att investera i tidigare.

Schipt TMS förenklat

Detaljerat innehåll

Basutbud som ingår i huvudleveransen

Fraktkonfigurator

Fraktkonfigurator ärr ett administrativt gränssnitt där du sätter upp alla villkor för alla kombinationer av transportörer, produkter och tjänster och som sedan används för att optimera dina frakter och begränsa användandet. Brytpunktsberäkningar mellan produkter, regler för vilka tjänster du kan använda, undantag för vissa artiklar, minimum och maximum på vikt, volym och flakmeter, längsta längd samt mycket mer. Det är här du sätter upp regler som är specifika för dina produkter gentemot dina avtal med transportbolagen.

Autocalculate

Detta är ett verktyg som kan appliceras framförallt på paket- och styckesändningar som helt automatiskt gör valet av transportör/produkt/tjänst åt dig och oavsett vem som betalar frakten. Tänk att det är lika viktigt för din kundrelation att du väljer rätt även på mottagarfrakter som din kund betalar. Här sker även fraktberäkning om du har ett inkopplat tariffverktyg såsom Schipt Contract där du lägger in alla dina fraktavtal. ”Best price” tillämpas där du säger att det skall tillämpas. Har du bestämt dig för en Expresstjänst med en specifik transportör så byter vi inte ut dina val med automatik. Vi byter bara på de ordrar du vill att systemet skall ge dig bästa pris på.

Fakturamatching (enkel)

Här söker du upp en lista över sändningar som motsvarar den faktura du har i handen. Listan kopplas till ett fakturanummer och därefter stansar du in fakturauppgifter. Färgmarkeringar i fälten talar om vilka fält som måste fyllas i för just den transportör fakturan är kopplad till. Du får omedelbart rödmarkering på de fält som avviker från tolleransnivåerna du satt upp. När hela listan är instansad kan du med en knapptryckning skapa ett snyggt e-postmeddelande till din transportör med begäran om kreditering med vad och varför på varje enskild rad. Självklart kan du manuellt ställa om varje rad till ”Manuellt Godkänd” för du kanske vet med dig att ni bokat fel.

Listan över reklamerade sändningar kan sedan övervakas mot utförda krediteringar. Här kan vi även skapa en SIE4-fil till ditt affärssystem som du kan läsa in som en leverantörsfaktura med konteringsförslag. Naturligtvis måste vi bara se till att vår kontoplan matchas mot er, avseende konton och kontodelar. Vi kan även skicka underlaget via XML till ditt affärssystem om det är enklare för dig.

Reklamationshantering

Delsystem där du noterar reklamationsorsaker på dina frakter. Detta kan vara försenade frakter mot garantitjänster, transportskador och annat. Som i de flesta program i Schipt’s värld finns en komplett dokumenthantering så du kan koppla bilder på transportskador till reklamationen.

Du kan ha flera reklamationer på en och samma sändning och följa upp dem separat. När du skapat din reklamation så skickar du den via E-post som systemet har gjort en snygg design av till din transportör som beskriver reklamationen.
Det finns gott om fält för noteringar runt korrespondens, gruppering av orsaker och statusfält. Du anger även vilket belopp du kräver för reklamationen och du kan följa upp att pengarna inkommit.

Ledtidshantering

Systemet har fullt stöd för att importera transportörernas ledtidsmatriser via fil. Dessa är olika beroende på var i landet ditt företag befinner sig, därför är systemet inte ”laddat” med ledtidsmatriser. Det finns generella ledtider per tjänst och land men ibland vill dina kunder inte boka en datumlossing däremot vill de ändå ha en så bra uppskattning om ankomstdag som möjligt. Då är ledtidsmatriser ett riktigt bra verktyg. Systemet klarar ända ner till enskilt postnummer i vilket land som helst men vanligast är grupper av postnummer för att minsta antalet registerposter.

Slottidshantering

Skall ditt gods beredas på något vis mellan plock och transport, exempelvis tullklarering? Behöver plockarna veta deadline för plocket så att de plockar mot de bilar som går först? Det kan vara bra att upplysa transportören om överenskommelsen gällande upphämtningstid. Vill du boka med slottid så bilen står där kl 14:45 för det är enda tiden då du kan lasta bilen?

Det sistnämnda är naturligtvis en tjänst hos transportören som du vanligtvis får betala extra för, men systemet kan sköta detta åt dig utan att du manuellt behöver hålla koll. Bort med alla post-it lappar! Plockarna får en tid då de måste vara klara och utleveranspersonalen en annan beroende på vart godset skall levereras och beroende på vem som skall transportera det.

Transportbokning

Det gör väl alla TA-system? Nja… Visst de bokar transporter men det är väl lite mer än så. Bekräftar de bokningar digitalt? Nej inte de flesta. Har du koll på vilka som är bekräftade och vilka som inte är det.. Japp ni har förmodligen en liggare eller en massa post-it lappar.
Om något inte går som planerat och godset inte blir klart, så är det en massa människor inblandade för att boka om och om ni missar så kommer straffavgifter på Bom-körningar.

Vi vill helt enkelt påstå att transportbokningar eller rättare sagt kontrollen av att dessa fungerar är den enskilt största stressfaktorn på en sändningsavdelning. Detta hanterar Schipt TMS med automatik. Preliminärbokningar för reservering av bilar, definitivbokningar när godset är klart, ombokningar om godset inte är klart. Avbokningar och ny bokning om ni byter transportör i ”sista” minuten. Påminnelse om bokningsbekräftelse inte inkommit ett visst antal minuter efter det att bokning utfördes. Larm om den efter ytterligare ett antal minuter inte bekräftats. Enkel översikt med tydlig färgmarkering om vad som är bokat, obokat, väntar på svar och larm. Larm går även ut på e-post internt till den som är ansvarig. Informationen kommer till dig! Du behöver inte jaga den bland post-it lapparna på skrivbordet.

Du får kontroll och mer tid att göra viktigare saker än att bevaka!

KPI (statestik)

Allt lagras så du enkelt kan söka ut och exportera till Excell inför upphandlingar eller skapa snygga rapporter till cheferna. Vi har byggt några sökprogram åt er som ingår men vi kan enkelt bygga många fler om behovet finns.

Integrationsmotor (affärssystem/WMS/TA)

Systemet levereras som standard med vår XML-specifikation för vad du kan skicka till Schipt TMS och vad du kan få ut med automatik och när. Vanligast är att affärssystemet skickar valda delar av orderstocken som vi läser in och optimerar. Sen tar ett WMS över, antingen Schipt WMS eller annat som föder Schipt TMS med status på plock, pallstorlekar, vikt, volym samt skickar signaler när TMS skall begära utskrifter av TA-systemet för etiketter och andra dokument.

Det finns ett 10-tal meddelandetyper som löser det mesta som en integration behöver. När bilen skeppas skickas ett meddelande till affärssystemet om vad (fraktmässigt) samt all information från plocket om så önskas inkl. kostnader för frakter om de skall vidarefaktureras (både netto och brutto med era påslag skickas).

Dokumenthantering

Bottenplattan för Hela Schipt heter CC Dynweb och den innehåller som standard en dokumenthanterare som är åtkomlig i nästan alla program. Det medför att du kan koppla olika dokument till dina sändningar/ordrar mm för att med en knapptryckning på sändningen kunna läsa dem. Bra att ha exempelvis för scannade fakturor eller bildbevis för reklamationer.

Utskriftsmotor

Vi använder Microsofts dokumentdesigner för att skapa dokumentmallar. Vi kan skapa vilket dokument du vill och skriva ut det baserat på vilken händelse du vill, var du vill. Naturligtvis kan du manuellt välja rapporten och skriva ut. Till TMS följer egentligen ingen rapportmall men den ingår om du vill att vi skapar en följesedel åt dig eller något specialdokument. Den klarar PDF och andra format från dokumenthanteringen så om du skriva ut därifrån går det utmärkt. Schipt TA som är ett Tillägg har alla sina designer av fraktdokument baserade på denna lösning. Inget krångel.

Tillval (kan köpas till)

Schipt Contract (fraktavtal/teriffer)

Är ett komplett avtalssystem där du registrerar in dina fraktavtal, matriser mm. Dessa importeras via Excellmatriser du får från din transportör mot begäran.

DMT (den rörliga kostnaden för drivmedelstillägg) kan skötas manuellt eller länkas in via Schipts centrala DMT-distribution. Vi sätter upp en central DMT-insamlare som uppdateras med hög frekvens och som automatiskt uppdaterar ditt system.

Schipt Contract medlevererar även ett gränssnitt för manuell kostnadsförfrågan. Denna kan integreras direkt med ert affärssystem i syfte att kunna ge orderhandläggaren ett verktyg för att ge er kund ett kostnadsförslag på frakten eller varför inte direkt mot er webbshop. Sen är det AutoCalculate ovan som använder avtalsmodulen mest för att beräkna fraktpriser.

Som ett alternativ till Schipt Contract kan vi erbjuda Libello Logmatch som är en tjänst vi kan koppla Schipt TMS mot istället för Schipt Contract. Libello AB är en avtalspartner till oss framför allt gällande digital fakturamatchning. Men man har även avtalshantering. Vill du köpa avtalshantering som tjänst = Libello. Vill du äga och sköta det själv = Schipt Contract. Det finns naturligtvis en ekonomisk fråga. Många avtal som tjänst blir lite dyrare än att äga en produkt som inte har några spärrar i antal avtal du kan lägga in. Många avtal = större valmöjlighet = bättre fraktpriser.

TA-system (fraktdokument mm.)

Schipt TA kommer bli det mest kostnadseffektiva TA-systemet på den svenska marknaden. Inga begränsningar i antal sändningar eller antal transportörer. Fast kostnad och sen kan du använda det fritt. För kunder som av olika anledningar inte vill byta Till Schipt TA så finns kopplingar till EdiCom Transport, UniFaun, GCT, Consignor och Logtrade. Vår rekommendation är; Byt till Schipt TA och spara pengar!

Fakturamatchning (digital, automatisk)

Libello Invoice Control via Libello AB

Systemet bygger precis som Schipt på CC Dynweb och utvecklas av Cube Corner AB precis som Schips produkter gör. Därför kan du köra Libello Invoice Control som vilken kopplad modul som helst inom Schipt. CC Dynweb ser båda produkterna med samma ögon och gör ingen skillnad på dem så de är sömlöst sammansatta från början om du väljer att köra båda systemen lokalt. Vill du köra Libello Invoice Control som tjänst så finns en integration som laddar Schipt TMS med data från fakturamatchningen som ett ytterligare tillval.

Fakturamatchningen går ner på väldigt låg nivå och jämför kostnader och andra sändningsuppgifter helt automatiskt och du slipper stansa in en massa data i systemet som den medlevererade enklare fakturakontrollen kräver. Det tar sekunder att läsa in och registrera tusentals fakturarader med en massa uppgifter som sedan kontrolleras och stäms av mot toleransnivåer. Naturligtvis så kopplas den förenklade fakturakontrollen in för snygga reklamations-mail och koppling till ERP för hantering av leverantörsreskontra och konteringsförslag, samt kontroll på att krediteringar kommer in som dom skall.

Ruttoptimering/hantering

Två system för rutthantering finns. Ett är ett system där kunden är definierad på en fast rutt med en specifik lossningssekvens. Det andra är ett samarbete med ett webbaserat bolag för dynamisk ruttoptimering där man skickar upp alla sina adresser för en specifik leveransdag och vi får tillbaka en uppdelning i antal bilar, tillhörighet och lossningssekvens som vi uppdaterar Schipt TMS med.

Har ni nya leveransadresser hela tiden ”konsument” eller väldigt obalanserad rutthantering så är det sistnämnda att föredra. Har ni jämna leveranser och fasta leveransadresser så är alternativ ett att föredra. Ni kan naturligtvis ha båda och använda dem för olika kunder eller kundtyper. Det valet är ert.

Onscreen övervakning (via stora monotorer)

Vi levererar en HDMI-sticka förprogrammerad för en skärm (som du själv köper och sätter upp). Stickan måste vara inom räckhåll för ditt wifi-nät.

Vi levererar även via en webbsida som laddar data från Schipt och som presenteras med uppdateringsintervall på skärmen. Sätt i stickan, fyll i inloggning till wifi, mata in adressen för webbsidan och sedan är det klart.

Webbsidan levereras med vår standard men kan enkelt justeras efter dina behov och presentera det du vill. Att visualisera exempelvis plockstatus i förhållande till transportavgångar, antal plock eller hanterade transporter. Sent registrerade eller ”panik”-ordrar som måste iväg.
Samt enkla bilder på hur integrationerna mellan olika system mår ger stor effekt och är väldigt bra att visa för besökare som inser att ni har full koll på läget i fabriken. Om integrationsindikatorerna visar på fel så förkortas stopptiderna markant då alla omedelbart vet att IT-avdelningen måste kontaktas. Minskade stopptider i produktion/plock och transportadministrationen kan du bara vinna på.

Utökad Track&Trace

Detta är en sida främst för internt bruk för säljare med sökfunktionalitet, men man kan naturligtvis lägga den så de kan nås från internet och skicka länkar till din kund som får åtkomst till en webbsida.
Med all information du vill förse kunden med förutom klassisk Track&Trace för en enskild sändning.

På större företag kan det vara svårt att få en samlad bild av en leverans när er kund ringer in och frågar om den. Här har vi lagt ihop en mängd information från följesedel, avgångsdag, planerad slottid och koppling till andra viktiga dokument som teknisk beskrivning på artiklar eller certifikat mm.

Klicka på knappen för Track&Trace så får du upp vald transportörs trackinginfo.

Floor-planning (lagerkontroll på plockat gods)

När godset är plockat och väntar på leverans är det vanligt att det är ute ur alla system och det är då upp till lagerpersonalen att ha koll på var de ställt godset. Floor-planning är ett grafiskt verktyg där du definierar zoner med mått på zonen (rektanglar) och placerar plockat, ej registrerat gods i en zon.

Om du har måtten på pallen kan du placera och rotera in godset var du vill i zonen. Flera företag har uppritade last-rutor i golvet framför portarna i trailerformat. När transportören kommer för att hämta godset anges bara skeppnings-ID och då lyser alla pallar som skall plockas upp med en färg på datorn och/eller på en storskärm. När sändningen kvitterats som lastad tas pallarna bort automatiskt från zonen och nya pallar kan placeras.

Boxkalkylering (optimering av emballage)

Vi har i många år jobbat med att optimera packning av gods på lastbärare och har i vissa fall lyckats få ner fraktkostnader med upp till 30% bara genom att packa godset bättre. Detta är ofta förknippat med volymgods. Det finns en hel del kod i botten för att optimera men det krävs rådata gällande mått på artiklar och villkor för hur emballaget kan konstrueras. Denna del måste som regel alltid kundanpassas efter era produkter och emballage. Det är nästan alltid frågan om en förstudie innan vi ger oss in i sådana projekt. Men väl där så är möjligheten till besparingar mycket stor!

WMS/WCS-system (lagerplock/automation)

WMS har Cube Corner byggt flera stycken, ofta tillsammans med Boxkalkyleringen ovan och då har det varit skräddarsydda system optimerade för just den verksamheten. Ofta mer komplicerade än traditionella WMS såsom Astro och liknande som man valt bort. Samtidigt enklare för att man inte behöver bygga det man ”inte” använder. Generella WMS skall passa alla och då finns en mängd saker som aldrig används av de flesta. Vi har nu tagit vår erfarenhet från dessa system och byggt ett eget klassiskt WMS baserat på att använda en surfplatta med scanner som verktyg för plockare.

Det går enkelt skräddarsy mot mobila enheter som telefoner om man nu önskar riktigt små enheter. Systemet kan även köras på en dator. Batch och serienummerhantering ingår som standard. Lagermodul för saldohantering, spärrlagerfunktioner, inlagring med ankomstkontroll och utlagring, saldojustering, inventering och flyttuppdrag till plockplats och om MPS systemet är aktivt så skickar det in uppdrag till WMS om råmaterialsbehov och färdiga pallar med förädlat material som skall vidare för leverans eller inlagring. WMS-systemet hanterar flera lager, plockzoner inom lager, plockplatser automatiska påfyllnadsuppdrag, optimering av plockrutter, parallella plock. Inlagringsetikettering samt kommunikation med Schipt TMS/TA för fraktdokument naturligtvis.

Till WMS kan man även koppla på vårt WCS som kommunicerar med olika typer av lagerautomater såsom; hissar, paternoster mm. För WCS kontakta oss då vi alltid gör en kort analys av behoven för just ditt företag. Är det omfattande kan vi behöva göra en större analys/specifikation.